How to Manage Your Business Operations Remotely During a Global Pandemic

Working remotely is not a new concept, at least for some employees, who must have practiced it at least once in a while. However, with the recent state of COVID-19, many companies have instructed their employees to start working remotely until further notice. This unexpected extended duration has imposed challenges for some employees, especially the ones trying to work from home for the first time.

As employees, most of us are kept focused on work while at the office because of external conditions that restrict our freedom or levels of distraction. For example, attendance systems force the start and end of our work day, meetings force us to be available on certain schedules, sitting on our desks limit our involvement with non-work-related activities, and finally, seeing our managers around, watching us, keeps our distractions to the minimum.

Missing those conditions while working from home might leave many employees vulnerable to distractions and unable to maintain the required levels of productivity and dedication to work. Although conditions of work at home differ from one employee to another, there are a few tips that could generally help overcoming low productivity and increase concentration and dedication to work.

Tip 1- Go to Work, even if You Are at Home

To set your brain to the work mode, adhere to some practices that will help you feel you have actually gone to work. For example, don’t just wake up, open your laptop and start working, as this will keep you in the sleeping mode and may get you to fall asleep again very quickly. Make sure you get out of bed, change your pajamas, have your coffee, check out your social media, etc. Just do anything you were used to do as a routine before going to work.

Tip 2- List Your Tasks

Even if you are performing the daily routine work tasks, make sure you have them listed clearly instead of just having them in your head. Being able to see your tasks and crossing them off will give you a sense of achievement, and let you know that you are making progress. This will help you stay more organized, productive and motivated to work.

Tip 3- Plan Your Day

A planned day is always a more effective one. Ensure your calendar is fully booked with all your meetings and tasks. You can as well include your breaks and home-related chores that you will need to attend to during the day. This will help you stay focused on completing all the planned tasks within their allotted time and will minimize interruptions and wasted time in between. Once you’ve set your schedule, share it with your team mates. This will help them know what you are working on, when you are reachable for a call, available for a meeting or blocked out for some personal matters.

Tip 4- Avoid Distractions

Distractions are the most common direct causes of reduced productivity when working at home. Typically, when working at home, it is very easy to get distracted by a crying child, a favorite TV show, a basket full of laundry or a comfortable bed calling for a nap. To keep your brain in the right mode, avoid, or at least minimize distractions around you. For example, don’t work in the kitchen if you think you will be distracted by a sink full of dishes calling you to wash them! If possible, try to find yourself a dedicated workspace. This will help your brain recognize that this is the place where you will work productively. It will also help family members understand that you should not be interrupted while in that area because you are doing some work.

Tip 5- Stay Connected with Your Coworkers

One of challenges most remote-workers face is the social isolation. Although social interaction in the office might be distracting sometimes, it is still one of the most important factors of keeping everyone motivated and engaged. While working from home, make sure to establish or maintain the connection with your coworkers by setting more frequent video calls, arranging some online activities on break times, or simply picking up the phone to check on some one.

Tip 6- Take Regular Breaks

By breaks, we don’t mean checking your WhatsApp or Instagram, or navigating the web to read some news. To stay productive, you need to take an actual break by getting up and moving away from your laptop or desk. Have a chat with a family member, go to the kitchen to grab a snack or just stand by the window for some fresh air. Taking breaks while working from home is very important, especially if you have little interruptions at home since you might find yourself have worked continuously for extended hours without any break, which will be very exhausting and demotivating on the long run.

Having read this, which of those tips do you already apply, and what other tips are you following that help you stay productive while working from home?

Share your feedback with us. We’ll be happy to hear from you.

زادت  في الأونة الأخيرة توترمجالس إدارة الشركات والبنوك حيال التطورات والتغييرات السريعة في مجال تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على أعمال شركاتهم وربحيتها وسرية بياناتها وحتى استمراريتها. وتزيد الحساسية من مخاطر تكنولوجيا المعلومات خاصة في المجالس التقليدية والتي تضم اعضاء غير ملمين بهذا الحقل وغير مدريكين مدى اعتماد شركاتهم  أومصارفهم على أصول المعلومات التي توازي بأهميتها أصول الشركات والمصارف، أو إلى دورتكنولوجيا المعلومات في تشكيل استراتيجيات هذه الشركات وهذه المصارف وتحديد مستقبلها، ناهيك عن موضوع أمن الشبكات والأمن السيبراني في أهميته وخطورته. إن عدم الأدراك هذا يؤدي في معظم الأحيان الى التباطؤ أوالتهاون في أخذ قرارات مصيرية وحتى وجودية. وهنالك أمثلة كثيرة على عدم تدارك شركات عالمية لمدى تأثيرالتطور التكنولوجي على أعمالهم ومستقبلهم مما أدى الى خسائر جمة وهبوط أسعارأسهمهم أو حتى إفلاسهم، وعلى سبيل المثال لا الحصر، شركة سيرز ألاميركية للبيع بالتجزئة، وشركة تويز  ار أس وغيرهم من الشركات.

أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات

أما في دول الشرق الأوسط، فإن معظم مجالس الإدارة وخاصة المجالس العائلية لا تولي موضوع تكنولوجيا المعلومات أهمية خاصة ، وذلك لعدم وجود حوكمة لتكنولوجيا المعلومات بالأساس.

 كما في الدول الغربية كذلك في دولنا، يفتقرأعضاء مجلس الإدارة في كثير من الأحيان إلى المعرفة الأساسية واللازمة لطرح أسئلة محورية ليس فقط  حول مخاطر التكنولوجيا بل أيضًا المخاطر التسويقية والتنافسية  الناجمة عن عدم تطبيق التكنولوجيات الحديثة في الأعمال. في أغلب الأحيان تترك هذه المسؤولية الى مديري المعلومات، الذين يديرون أصول معلومات الشركات ، والذين يتفردون الى حد كبير بالقرارات و في معظم الأوقات طبقا ً لأهوائهم أومعرفتهم التي قد تكون محدودة أو ميالة. لذلك عدم وجود رقابة على أنشطة تكنولوجيا المعلومات من قبل مجالس الإدارة هو أمر خطير لإنه يعرض الشركة لنفس الأخطار التي يؤدي بها الفشل في أدارة  حساباتها وأصولها.

تداركت شركات عالمية عدة هذا الخطر فأنشأت لجان خاصة على مستوى مجالس الإدارة لمراقبة وإدارة تكنولوجيا المعلومات. وعملت لجان تكنولوجيا المعلومات على مستوى مجلس الإدارة مع لجان التدقيق والتعويض والحوكمة الخاصة بهم.  فأصبح دور لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات رئيسيا ًومساعداً في أتخاذ القرارات المهمة ومراقبة الأداء مما أدى الى تفوقهم وحصولهم على ميزات تنافسية في أسواقهم.  ونذكر من هذه الشركات، شركة بروكتر  أند غامبل، شركة فودافون، ول مارت، وفيدرال اكسبرس.

عمل لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات

يجب على مجلس الإدارة الذي يقرراعضاءه أنهم بحاجة إلى الإشراف على تكنولوجيا المعلومات، أن  يشكلوا لجنة حوكمة التكنولوجيا وذلك بضم مديرين مستقليين من ذووي الإختصاص، واعداد ميثاق اللجنة وتحديد علاقة اللجنة بلجنة التدقيق خاصة ً واللجان الأخرى عامة ً، ومن الأفضل أن يكون رئيس اللجنة ملماً ولو الى حد بالتطورات في  عالم التكنولوجيا وتأثيرها على أعمال الشركة أو المصرف.

وفي حال عدم توفر العدد الكافي من المديرين المستقليين لتشكيل لجنة حوكمة تكنولوجيا متكاملة، يوصى بأن يكون هناك مدير مستقل واحد على الأقل في هذه اللجنة خبيراً في تكنولوجيا المعلومات وأن يكون قد عمل إما رئيسًا تنفيذيًا أو مديرًا كبيرًا في شركة تكنولوجيا، او مستشاراً في شركة استشارية  حققت افكاره وانجازاته في مجال التكنولوجيا، تطورات جوهرية وجذرية  للشركات أوالمصارف التي عمل بها، وساهمت هذه الأفكار والإنجازات في تحقيق مكاسب مالية ومعنوية.

تتمثل مهمة اللجنة في فهم الخارطة المعلوماتية للإدارة التنفيذية وتأثيرها على أعمال الشركة وتطورها في المدى القريب والبعيد. ومما سيميز عمل هذه اللجنة هو مد جسر المعرفة والتواصل بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة. وعليه فأن دور الخبير هو دور محوري في هذه اللجنة لأنه سيساعد المديرين التنفيذيين على تجنب الخوض في التفاصيل التقنية والمصطلحات التكنولوجية إنما التركيز على الفرص المتاحة وعلى الصورة الكبيرة، مما سيسهل على مجلس الإدارة فهم واستيعاب هذه الخارطة. إن المحادثات حول استراتيجية تكنولوجيا المعلومات صعبة ويمكن أن تكون محبطة وفاشلة إذا تم سحب اللجنة او مجلس الإدارة الى التفاصيل الفنية.

كما إن عمل الخبير ضمن اللجنة يساعد على تقييم معايير الأمن السيبراني المعتمد و مدى فعاليته في تفادي  إختراق شبكات الشركة وخوادمها وتجنب سرقة بيانتها وبالتالي أسرارها.

في معظم الأحيان,  يقوم العديد من مديري المعلومات على تبني تقنيات جداً حديثة ولم تثبت فعاليتها متأثرين إما بالإعلام عن هذه التقنيات أومن الشركات المصنعة. غالباً ما يكون التبني المبكر لهذه التقنيات مكلفاً ومعقداً مما يؤدي الى فشل المشاريع وخسارات مالية كبيرة. وهنا ايضاً تكمن أهمية خبير تكنولوجيا المعلومات وذلك في  مناقشة الجدوى الفنية والاقتصادية كما الاستراتجية لتلك المشاريع وتكاليفها.

يجب ألا يكون لدى خبير تكنولوجيا المعلومات  فهم أساسي فقط في احتياجات الشركة الإجمالية من التقنيات ولكن أيضاً نظرة شاملة للهيكلية التقنية وهندسة النظم.  ويجب عليه أن يفهم تمامًا الديناميات الأساسية التي  تحكم التغييرات في التكنولوجيا وقدرتها على تغيير النظرة الاقتصادية للشركة.

بشكل عام ، إن وظيفة خبير تكنولوجيا المعلومات  هي نفس وظيفة الخبيرالمالي المعتمد في لجنة التدقيق. إن عمله يساعد في تحقيق التوازن بين إحتياجات العمل الحالية  للشركة والتأكد من مدى جدية وجدوى الإستثمارات في تكنولوجيا المعلومات على المدى الطويل.  إن علاقة لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات بلجنة التدقيق يجب أن تكون وثيقة للغاية، لأن قضايا تكنولوجيا المعلومات يمكن أن تؤثر على المسائل الاقتصادية والتنظيمية. وعليه من الأفضل أن يكون هناك عضوً واحدً في لجنة التدقيق يعمل ايضاً كعضو في لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات. كما ينبغي أن يصف ميثاق لجنة تكنولوجيا المعلومات العلاقة بلجنة التدقيق، ونظمها، وشرح الغرض منها، و تحديد  مسؤوليات الرقابة وجدول اجتماعتهم.

مساهمة عمل لجنة حوكمة المعلومات في أنجاح أهداف مجلس الإدارة

إن الشركات التي تعتمد على التقنيات الجديثة للبقاء في الصدارة وتوسيع أعمالها، إكتشفت مجالس إداراتها أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات وخاصة في تحليل البيانات من خلال تطبيقات متخصصة ساهمت في مساعدة مجلس الإدارة والأعضاء على فهم ديناميكية الأسواق المنافسة، وسلوك وتفضيلات العملاء مما سمح لهم بتبني أفكار الإدارة التنفيذية وبأخذ قرارات سريعة و صحيحة أدت الى زيادة الطلب على منتوجاتهم أو خدماتهم وبالتالي رفعت أسهمهم في الأسواق المالية.  كما ساعدت لجان حوكمة المعلومات في مراقبة وتوجيه كبار المديرين وخاصة ًمديري المعلومات, وتحميلهم مسؤولية قراراتهم، ورصد عوائد الاستثمارمن مشاريع التكنولوجيا، والتأكد  من نجاحها مما ضمن مردود أفضل على المستوى العام للشركة واستمرارية ناجحة على المدى الطويل.

في النهاية، يعد تبني موضوع حوكمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا بالغ الأهمية ويتطلب التزاماً صارماً من رئيس مجلس الإدارة وكافة الأعضاء لأنجاح عمل اللجنة.  يجب على أعضاء مجلس الإدارة وكبار المديرين تقييم تأثير تكنولوجيا المعلومات على عمل الشركة واستراتجيتها، وتحديد ما إذا كان إنشاء لجنة مراقبة لتكنولوجيا المعلومات أمرًا ضروريًا. إذا لم تكن الحاجة  للحوكمة مفهومة بشكل واضح، أوإذا لم يكن هناك قبول عام لإنشاء مثل هذه اللجنة فيجب على الشركة عدم المباشرة بذلك. أي جهد للقيام بذلك سيكون مضيعة للوقت، والفشل سيكون سيد  الموقف وسوف يفسد فرص إنشاء مثل هذه اللجنة في وقت لاحق.

أنطوان علم

رئيس تنفيذي -  شركة بلوغراس تكنولوجيز

عضو مجلس ادارة معتمد

The tensions are running high lately at boards’ level regarding the rapid changes and progress in technology and not knowing the possible impacts on the businesses’ future performance, profitability, confidentiality of data or even continuity.

The fumbling from the risks of information technology increases especially in traditional boards that include members who are unacquainted with this domain and who don’t appreciate the extent to which their firms depend on “information assets”. Many are oblivious of the importance of information technology in shaping the strategies of their companies and the risks which could disturb their business due to system failures or security breaches.

This lack of awareness often leads to a slowdown or negligence in making fateful and even existential decisions. There are many examples of global companies who did not realize the stimulus of technological developments on their businesses and their future; their hesitancy led to massive losses, shares falling, and even bankruptcy.

The Importance of IT Governance

Still, in many western and eastern countries, boards don’t give special importance to the subject of IT governance due to unfamiliarity with the topic. Board members often lack the basic knowledge necessary to ask key questions about technology risks and around the impact of high-tech changes on the business itself.

Traditionally, this responsibility is left to the information technology executives, who define the course of action according to their whims. Therefore, the lack of control over IT activities by the Board is treacherous as it could expose the organization to the same risks resulting from incompetent assets or financial management.

Several global companies have understood the IT threats and risks and have created special board committees to monitor and oversee the Information technology’s activities. The IT governance team worked closely with the audit and governance committees. Subsequently, IT governance committees were recognized and became a major and auxiliary in carving strategic decisions and monitoring company’s IT performance. Involving IT governance at board level led these companies to gaining competitive advantages in their markets i.e.: Procter & Gamble, Vodafone, Wall Mart, and Federal Express.

The Role of the IT Governance Committee               

The boards, who decide to oversee the activities and the impact of information technology on their businesses, need to form an IT governance committee. It starts by recruiting independent directors or specialists, who their main role is the preparation of the committee’s charter and its relationship with other board committees.

After its formation the committee's main task is to understand the IT roadmap of the executive management and its impact on the company's business in the foreseeable terms. What should distinguish the work of a competent committee is its ability to bridge the knowledge and communication gaps between the executive management and the board of directors. Accordingly, the role of the committee is pivotal, since it will help the executives to avoid digging into technical details and technological terms but to focus on the opportunities available and draw a broader picture of their IT strategy and its impact on the business growth and success.

The committee’s role is also to review the cyber security measures implemented by the company and engage specialists to assess the vulnerability of the firm vis-à-vis cyber threats. A Gulf flavored GDPR will be applied soon in United Arab Emirates which will force most companies to review their IT and cyber security measures in order to comply with the state rules and regulations concerning user data protection.

In addition to the above tasks, IT governance committee’s further role is to challenge the IT projects proposed by executive management and its efficacy and necessity; to assess the success of projects implemented and its contribution to the business’s progress; to inquire the adoption of certain technologies which might not benefit the firm or could be a waste of time and money.  

The IT governance committee is as important as the audit committee. Its role helps to balance the current business and future needs; ensure the seriousness and feasibility of investments in IT projects; ensure the protection of “digital assets” and “business continuity”. The relationship between these two committees should be close; for IT matters can affect economic and regulatory issues, IT governance committees are geared to understand the fundamental dynamics governing changes in technology and its ability to transform the company's economic outlook.

How Global IT Governance Committees Successfully Fortify the Board

Boards supported by IT governance committees, and who valued the positive influence of technology on the business’s fortune, have contributed to their companies’ success. Accurate information and peculiar data analysis have assisted the boards in understanding the dynamism of competing markets, customers behaviors, and the importance of customers’ experience. Those boards reacted to the changing dynamics of their markets and took swift decisions based on information that boosted their profits and raised their shares.

Finally, forming an IT governance committee is crucial and requires strict commitment and discipline by the Chairman of the board and all members for the success of the committee's work. Board members and senior executives need to assess the impact of information technology on the company's business and strategy and determine whether the formation of an IT governance committee is essential to their business or not.

Antoine Alam

CEO – BluGrass Technologies

Certified Board Member